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Planificación de la presentación
Parece en primera instancia elemental tener que decir que es necesario preparar las presentaciones que realizaremos.Sin embargo hemos visto gran cantidad de presentadores que no han realizado la adecuada preparación de su presentación. Puede suceder que estemos muy acostumbrados a presentar y por lo tanto subestimemos el tema. Recalco que es fundamental adecuar nuestra presentación a cada caso concreto. Debemos personalizar la presentación para el público que la va a escuchar esta vez, aunque la tengamos pronta de una vez anterior. El clásico «no tengo tiempo» no puede ser una excusa para este tema. Cada escenario, cada público, cada día son distintos para realizar una presentación. Obviamente no es lo mismo para un presentador que ha realizado la misma presentación cuatro veces, prepararse para una quinta, que armarla por primera vez. Pero adecuarla a la oportunidad es fundamental, el auditorio lo notará, sabrá qué tanto lo conocemos o conocemos su caso y por lo tanto que tanto estamos interesados en ellos. Interésese en su público!
«Parece en primera instancia elemental tener que decir que es necesario preparar las presentaciones que realizaremos».
Al preparar la presentación pensaremos acerca de que medios tenemos disponibles para la realización de la misma. Hoy en día es muy usado, y en eso profundizaremos, la realización de presentaciones a través de software especializado que mediante el equipo adecuado puede proyectarse en pantallas gigantes de buena visibilidad. Sin embargo no debemos descartar otros medios audiovisuales que nos sirvan de apoyo. Para ello como parte de la preparación, debemos conocer la sala en la que haremos la presentación y requerir que tenga algún medio en el cual realizar anotaciones no previstas y que el público requiera.
«Tengamos presente que una pantalla de 29 pulgadas podrá ser vista adecuadamente por unas 14 o 15 personas y no más que eso».
Esto puede realizarse de varios modos. La sala puede contar con un pizarrón, en cuyo caso se debe verificar personalmente la existencia de marcadores de varios colores que escriban muy bien y la posibilidad de borrar «dignamente». La sala puede contar con un rotafolio o papelógrafo en cuyo caso la observación para marcadores es similar a la anterior y verificar además que exista papel en abundancia donde escribir. En ambos casos sugerimos que al escribir, el tamaño de la letra se exagere, de modo que sea siempre bien apreciado por todo el auditorio, recordar que no escribimos para nosotros, sino para el que esté mas lejos en la sala. Una tercera opción es contar con un proyector de transparencias, con varias transparencias en blanco y lápices especiales para escribir sobre ellas. Nuevamente valen varias de las anotaciones anteriores agregando que dado que estas intervenciones son casuales, el proyector debe estar apagado durante la presentación y sólo encenderse para escribir, quedando luego apagado para continuar la presentación.
Algunos medios como la utilización de películas ya sea en pantalla grande o pequeña de un televisor pueden tener un efecto fantástico en el público. También pueden tener un efecto devastador. Dado que para realizar este tipo de proyecciones es habitual bajar la luz de la sala, sólo deben realizarse en rangos de unos cinco minutos de muy buen material. De contarse con un televisor debe verificarse que todo el auditorio tenga buen acceso a su visualización y con respecto a esto tengamos presente que una pantalla de 29 pulgadas podrá ser vista adecuadamente por unas 14 o 15 personas y no más que eso.
La combinación de medios audiovisuales puede ser de gran ayuda a los efectos de dar dinámica a la presentación, de quitarle monotonía y ayudar al presentador a llegar mejor a su público. Trate siempre de mezclar este tipo de efectos, forzándolos si no se dan naturalmente.
La gama de apoyos que el presentador puede usar es vastísima y solo acotada por su imaginación y obviamente presupuesto. El presentador puede decidir dar su presentación sin apoyo alguno o montar un show al estilo Broadway. En cualquiera de los casos y en todos los intermedios, la preparación y el ensayo juegan un papel fundamental. Este es nuestro caballo de batalla y por eso lo recalcamos. Aunque vaya a hablar 10 minutos, prepare lo que va a decir.
«El contenido de cada página debe ser solo el apoyo visual de lo que se quiere transmitir».
Sin lugar dudas ha pasado a ocupar el primer lugar para la realización de presentación, la utilización de software como PowerPoint o Freelance. Las ventajas de este tipo de medios para la creación y proyección de presentaciones son amplias y conocidas. Basta con pensar en la facilidad de modificaciones que este tipo de presentación adquiere así como la riqueza de posibilidades que los productos ofrecen para transformarse en un usuario mas de estas tecnologías. Si aun no lo ha hechos, debe empezar a crear sus presentaciones de esta forma sin lugar a dudas.
Al realizar la creación de su presentación, tenga en cuenta antes que nada, el mensaje que desea transmitir y déjelo absolutamente claro. La primera página debe dejar clara la razón por la cual lo van a escuchar, quien es Uds. y de ser posible el marco en el cual se realiza la presentación, así como la fecha de la misma. Estos datos ubican de inmediato al público, más allá de que se lo explique en forma oral de manera más extensa.
El conjunto de páginas que conforman la presentación debe ser homogéneo y contar con un «estilo común». Todos los productos de software lo prevén pero uno debe adaptarlos a la circunstancia y a la empresa. A su vez el contenido de cada página debe ser solo el apoyo visual de lo que se quiere transmitir. Está comprobado que las presentaciones que incluyen gráficas, figuras geométricas, dibujos o imágenes son más efectivas por lo cual es mandatorio incluirlas y brindar a través de ellas información valiosa.
Por lo tanto, al igual que es importante variar el tono de voz, moverse en la sala, es fundamental que las transparencias de una presentación generen variaciones que la hagan al mismo tiempo amena para el que escucha y motivadora para el presentador. Sobre esto seguiremos hablando.
Buenas presentaciones!
Con gusto recibo sugerencias sobre temas a tratar así como comentarios y preguntas, completando el formulario al pie.
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