¿Qué es un Punto de Venta?

Un punto de venta es el resultado de la unión de una registradora y un PC. El corazón es un PC, la forma exterior es una registradora. Pero un punto de venta no es un PC con una ticketera encima. Son dos cosas muy distintas.

Los distintos proveedores tienen distintas propuestas, y distintas soluciones para la construcción de sus puntos de venta, pero hay un conjunto mínimo de características que se deben a exigir a un equipo para que merezca ser llamado Punto de Venta:

• Fuente de alimentación: Un punto de venta tiene una fuente prevista para la alimentación del equipo y de todos los periféricos. Esto se traduce, cuando se utiliza un PC, en múltiples eliminadores de pila, montañas de cables, sobrecarga de fuentes de alimentación para usos no previstos (teclados, puertas seriales) y muchos falsos contactos. 
• Teclados: Los teclados de los puntos de venta son blindados (preferiblemente con contactos bañados en oro industrial), con teclas configurables y con capuchones etiquetables. 
• Llaves: Llaves para el sistema, llaves para la impresora, llaves para el cajón de dinero, llaves para la disquetera. Posibilidad de control y seguridad que no existen en un PC. 
• Lectores de tarjetas: Están incorporados a los teclados, lo que elimina los cables Y y los añadidos. 
• Gabinete y chasis: El gabinete es más resistente, para evitar la vibración y los cobertores son en general de Policarbonato. No se ponen amarillos, son resistente a los golpes, no vibran, absorben mayor nivel de ruidos. Por otra parte, el diseño modular permite ocupar menos espacio y adaptar todos los dispositivos sobre el chasis del equipo o del cajón, lo que presenta a un Punto de Venta con varios dispositivos como una sola registradora frente al operador. 
• Memoria: Los puntos de venta poseen memoria no volatil, que permite a las aplicaciones el salvado de datos vitales para el funcionamiento y recuperación de errores, inclusive de los que pudieran surgir de problemas de funcionamiento de una UPS. 
• Componentes: Los puntos de venta utilizan componentes de alta durabilidad y disponibilidad (anigua linea militar), que están previstos para funcionamiento continuo. 
• Durabilidad: Los Puntos de Venta son diseñados para tener una vida util de 5 a 6 años, los PC para exactamente la mitad.

A nadie se le ocurre hacer una obra llevando los materiales en un Fiat UNO, y menos aún en una Ferrari. Lo que es obvio planteado así, resulta muy difícil de entender cuando se decide el equipamiento informático para el comercio. El éxito debe ser medido como una inversión de largo plazo. El primer día es seguro que todos los equipos van a andar, pero ¿que va a pasar dentro de 3 años?

El software

Todas las aplicaciones del mundo dicen de sí mismas que hacen de todo, de la forma más fácil, y con el mínimo trabajo adicional. Es prácticamente un Llame YA! YA! YA! Nadie puede en una presentación decidir cual va a ser el más adecuado a sus necesidades. Va a pasar mucho tiempo hasta que el software muestre si es realmente el mejor para esa aplicación, no mucho tiempo calendario, sino mucho tiempo porque cuando lo muestre, ya va a ser tarde para cambiar.

Cuando se habla del ambiente de comercio, existen algunas características a exigirle para minimizar los riesgos, y detectar si la aplicación fue realmente diseñada para el comercio, o es simplemente una adaptación a una aplicación de escritorio.

• Operación orientada a teclas y no a menús: Está comprobado, tanto en el laboratorio como en la práctica, que la rapidez en el checkout se consigue con pocas teclas y poco texto en la pantalla. Una tecla para cada operación y acceso directo, sin los menús tradicionales en las aplicaciones de oficina, por lo menos para las operaciones mínimas, son obligatorios en una aplicación para el comercio. Si le dicen que el cajero debe usar un mouse, o leer una lista de 10 opciones, desconfíe. 
• Soporte para scanners y teclas rápidas: El soporte para scanners y teclas rápidas, tanto para artículos como para rubros, es un imperativo. Esto incluye la posibilidad de ingresar más de un código de barras para cada artículo, si fuera posible conservando la codificación actual si esta existe. Debe tener soporte para codigos de barras de la norma UPC (norteamericana) y EAN (europea, se usa en toda Latinoamérica, Uruguay incluido). Largo mínimo del codigo de barra: 12 dígitos. 
• Descuentos: debe soportar descuentos por linea, por transacción, ambos por porcentaje o por importe. Sería bueno que estuviera controlada la venta de artículos con precio 0. 
• Medios de pago: Soporte para múltiples medios de pago, permitiendo más de un medio de pago por transacción. Debe ser configurable por medio de pago, con autorizaciones, límites y criterios de uso. Asimismo debe generar totales separados para el cierre de caja. 
• Devoluciones: Manejo de devoluciones, con autorización separada de medios de pago y reposición de artículos al stock. 
• Manejo de seña y pago de servicios: En caso de que se utilice la seña, el sistema debe manejarlo en forma diferenciada: si le proponen ingresar un artículo Seña, alerta, esa aplicación no es para Ud. El pago de servicios como envió, reparaciones, modificaciones, típicos de algunos comercios, también deben ser tratados en forma diferenciada, que le parece tener en 3 meses un artículo fletes con stock negativo de 3000? 
• Tarjetas de crédito: Si usa tarjetas de crédito, el sistema deberá manejarlas. Esto implica reconocerlas por sus 4 primeros dígitos y largos, controlar correctamente los vouchers en el cierre y de ser posible, tener autorizaciones de crédito incorporadas a la propia transacción. 
• Manejo completo de stock por artículo: Si ud no cuenta ya con un sistema de stock en su empresa, cosa común en las cadenas muy grandes, entonces su aplicación debe llevar el stock artículo por artículo, y cada transacción debe agregar o quitar al stock la cantidad correspondiente de artículos. Debe ademas existir una opción para ajustar el stock en caso de diferencias. 
• Diario electrónico: Esta es una de las selladas. Diario electrónico es una copia digital, en un archivo, del rollo de auditoría. Permite buscar y encontrar (¿Cuantas veces usó Ud. algún rollo de auditoría de una registradora de más de un mes de antigüedad?) información en forma rápida y efectiva. Es una de las selladas porque está presente solo en las aplicaciones desarrolladas específicamente para el comercio
• Sistema de Seguridad: No se necesita el sistema de seguridad de la NASA, pero es imprescindible poder identificar los usuarios y definir que puede hacer y que no puede hacer cada uno. Si se pueden definir perfiles, y luego asignar los usuarios a los perfiles, mejor aún.
  
  Los sistemas con códigos o contraseñas, a la larga se vuelven inoperantes. Es obligatorio el uso de llaves, ya que estas se pueden prestar al cajero un día de mucho trabajo, y luego ser devueltas. Con los códigos y contraseñas, esto requiere cambiar los códigos cada vez, y a la larga todo el mundo termina conociendo todos los códigos.

Hasta acá lo que sucede en las checkout. En la trastienda, las aplicaciones son bastante parecidas a las tradicionales, salvo que se hable de un comercio muy grande o de una cadena. Por supuesto que hay programas muy específicos, con mucho conocimiento del negocio del comercio «metido» adentro, pero me animo a afirmar, aunque lluevan las críticas, que el partido principal se juega en los Puntos de Venta, por lo menos hasta un punto donde por el volumen de transacciones, la distribución o el almacenamiento se tornan inmanejables, pero ya estamos hablando de empresas de facturación anual de 50 millones de dólares o más.

Hay en plaza, excelentes soluciones, con hardware de buena calidad, aplicaciones de buena calidad, y empresas capaces de ponerlas a funcionar a pleno. Pero cuidado, no es oro todo lo que reluce, en computación más que en ningún lado.