Sistemas de información eran los de antes

El sistema de información de los comercios de antaño era sin duda el más perfecto: el de la cabeza del dueño. En un comercio familiar, donde el dueño estaba presente desde que se levantaba la cortina hasta que se bajaba, donde con su vista alcanzaba toda la extensión del local, la información que manejaba de memoria constituía el sistema más perfecto que se podía pedir.

Stock al día y en tiempo real, ya que con una visita al depósito tenía una idea clara de que había y que faltaba. Una base de datos de clientes de alta performance, con información no solo del cliente sino de su esposa, de sus hijos, los productos que consume, sus hábitos de compra y con tiempo de respuesta 0 en todos los casos. Los informes de ventas al minuto: bastaba abrir el cajón para tener una idea exacta de como iba el día. Al final del día se retira el dinero y mañana se empieza de cero. Era habitual encontrar comercios que no tenían cuenta bancaria y trabajaban exclusivamente en efectivo.

El único sistema formalizado era la libreta del fiado, biblia que indicaba las deudas y límites de crédito de los clientes. Salvo eso, todos los otros elementos formales de información, eran un mal necesario para cumplir con las reglamentaciones. La registradora, la contabilidad, los inventarios, nada aportaba información útil para la gestión del comercio.

La evolución

No es por capricho que este modelo comenzó a perder vigencia y a ser sustituido. Tampoco se trata de un proceso remoto, que aconteció lejos de Uruguay. Hay cambios fundamentales en los comercios minoristas de todos los rubros que impactaron su forma de hacer negocios y con ellos se volvió obsoleto el modelo «toda la información en la cabeza del dueño».

Podemos citar como causas principales de este proceso en primerísimo lugar la expansión del autoservicio. El autoservicio elimina las tareas de bajo o nulo valor agregado para el cliente, permitiendo mejorar la rotación de clientes, manejar más artículos, manejar locales más grandes, con el mismo o menor costo operativo. Pero trajo consigo el aumento de la complejidad de la operación y el alejamiento de los dueños de la relación directa y diaria con los clientes.

La preocupación por la rotación del stock no solo achicó los depósitos, también eliminó los colchones de mercadería que amortiguaban los errores de cálculo. La integración al entorno, la aparición de los Shoppings, el desarrollo de centros comerciales, las promociones, las tarjetas de crédito, los clientes frecuentes, son todos elementos que agregaron nuevos problemas a la operación diaria de cualquier comercio.

Junto con este proceso, la concentración, el crecimiento de los metros cuadrados de los locales, la competencia de marcas minoristas del exterior, la «cadenización» del comercio, terminaron de completar un panorama donde el sistema informal de la cabeza del dueño pasó a ser un sistema de información absolutamente deficiente.

Nuestro objetivo

Nuestro objetivo es describir los cambios operados en el soporte informático del comercio minorista, a partir de los cambios descriptos más arriba. Es muy difícil encontrar material sobre este tema, salvo en revistas muy especializadas, y es por eso que aspiramos a abordar el tema desde un ángulo uruguayo, sin las urgencias de una cotización o una implementación.

Para ello nos proponemos 3 entregas:

• la primera abarcando la funcionalidad requerida en el software y el hardware,
• la segunda abarcando los requisitos de una implementación
• la tercera tratando de vislumbrar el futuro, vinculado a las nuevas tecnologías y nuevas necesidades.